בקרת פרויקט היא חלק חשוב ונחוץ בכל פרויקט. הבקרה מאפשרת פיקוח ומעקב אחרי כל שלב ושלב בפרויקט, מתריעה על בעיות וסיכונים פוטנציאליים, מאתגרת את צוות ניהול הפרויקט ובלעדיה לא יכול להתקדם שום פרויקט לסופו המוצלח.
בקרת פרויקט נחוצה לצורך בחינה, פיקוח וניהול של התקדמות ביצועי הפרויקט בכל שלב שלו.
במסגרת הבקרה מזוהים כשלים או שינויים שיש לערוך בהיבטים שונים של הפרויקט כדי להניע אותו קדימה ולסיימו בהצלחה. ביצועי הפרויקט נמדדים בפרקי זמן קצרים וקבועים, זאת כדי לבדוק אם קיים פער בין התוכנית לבין הביצוע ולנקוט בפעולות המתאימות כדי לצמצמו ולבטלו.
מהי הנחת הבסיס בבקרת פרויקטים?
הנחת הבסיס בבקרת פרויקט, היא שיש תכנית עבודה מסודרת המגדירה את המשימות, את סדר הפעולות, תכולת הפרויקט, לוחות זמנים, חלוקת תפקידים ותחומי אחריות של נושאי תפקידים. עם זאת, מדובר בתכנית על הנייר ורק כאשר הפרויקט יתחיל "לרוץ" ניתן לדעת האם המתווה עליו הוחלט, אכן ישיג את יעדי הפרויקט.
בקרת הפרויקט היא זו שבוחנת את התקדמות הפרויקט בהתאם לתוכנית, משווה בין התכנון לביצוע ונוקטת בפעולות המתאימות כדי לצמצם את הפער ולקדם את הפרויקט בהתאם לתוכנית.
מעקב אמין ולאורך זמן עשוי לגרום לצוות ניהול הפרויקט לכמת ולהעריך את העבודה הצפויה, כדי לקבל החלטות מושכלות לגבי המשך הפרויקט, תוך התייחסות לכשלים צפויים, היערכות חדשות נדרשות, גילוי גמישות, שינויים במבנה הארגון המשפיעים על הפרויקט ועוד.
כאשר יש גוף
PMO בארגון, הוא זה שעורך בקרה במקביל על מספר פרויקטים, ואף בוחן ומסיק מסקנות באשר להשפעה וההשלכה של כל אחד מהם על פרויקטים אחרים בחברה.
בקרת פרויקט – שקיפות המידע:
בקרת פרויקט תורמת לשקיפותו בשלביו השונים. היא מציגה את תמונת המצב האמיתית של הפרויקט, כולל כל הגורמים העלולים ליצור סיכון, כשלים ועוד ולחלופין באמצעותה ניתן גם לראות את ההישגים והנקודות החיוביות לשימור.
מידע זה הוא אחד הדברים הכי חשובים בפרויקט, משום שהוא מאפשר הבנה של ביצוע תהליכים ושלבים בפרויקט תוך אומדן של סיכוי מול סיכון.
בדרך כלל בעיות וחוסר התקדמות בפרויקטים, לא מדווחים להנהלה מסיבות שונות. עם זאת, כאשר קיימת בקרה לפרויקט, הפרויקט משוקף ומדווח לדרגים הגבוהים בצורה מהימנה. בקרה זו מאפשרת תיאום ציפיות ומניעת "גילוי" מפתיע של כשלים או בעיות בפרויקט והתעדכנות בזמן אמת באשר למצבו האמיתי.
פעמים רבות גילוי בעיות בעיתוי הנכון, תורם למציאת פתרונות טובים, ממזער ומרכך את הבעיות ואף יכול להביא לפתרונן כך שההשלכה שלהן על הפרויקט הינה מזערית אם קיימת בכלל.
פרויקט נוצר כדי להשיג מטרות מסוימות, הן לא יושגו מעצמן, אלא אם הפרויקט ינוהל תחת שתסייע לו במציאת פתרונות לבעיות ותקדם אותו לסיומו. בקרת פרויקט מונעת שאננות, מחייבת את צוות ניהול הפרויקט להיות כל הזמן עם "האצבע על הדופק" ובמקרים רבים "מצילה את הפרויקט".
