תוכן עניינים
מה זה PMO?
Project management office) PMO) הוא הגוף אשר מייצר אחידות בכל מה שקשור לפרויקטים ומפקח על כל הפרויקטים של כל חברה בכל תחום. יותר ויותר חברות וארגונים, מקימים גוף לניהול פרויקטים בתוך החברה שלהם ואף מכשירים עובדים לצורך כך, זאת כדי שיהיה להם גורם פנימי אחראי ומפקח על תחום ניהול הפרויקטים בחברה, לימוד והטמעה של מתודולוגיות חדשות, אימוץ דפוסי חשיבה חדשים ועוד.
הקמה של גוף לשירותי PMO בתוך חברה, מעידה על הרצינות והמקצועיות שכל חברה חייבת לדרוש מעצמה, אם היא רוצה שהפרויקטים שלה ינוהלו נכון ויצליחו. באמצעות גוף פנימי, האחראי על ניהול פרויקטים, יש סיכוי רב יותר שהפרויקט יתנהל נכון, שימצאו פתרונות לבעיות המתעוררות, תהיה גמישות לשינויים המתרחשים.
כל אלה יביאו בסופו של דבר להגדלת הרווחיות של הפרויקט.
תרומתו הרבה של מנהלי הפרויקטים בתוך ארגון, זוכה לממצאים בשטח.
לראייה, בשנת 2000 גוף ניהול פרויקטים היה קיים רק ב-48% מהארגונים ואילו בשנת 2010 כ-84% מהארגונים השכילו להקים גוף ניהול פרויקטים ארגוני. הנתון הזה מוכיח את שביעות הרצון של החברות מתפקוד וחיוניות של גוף מנהלי הפרויקטים בתוך החברה ואת תרומתו החיובית, הישירה בהנעה והצלחת פרויקטים.
הגדרת ה-PMO בהתאם לתקן ה- PMBOK® Guide
זו ההגדרה של PMO, כפי שמתוארת ב-PMBOK® Guide -A Guide to the Project Management Body of Knowledge גוף הידע בניהול פרויקטים מטעם ה PMI- Project Management Institute:
"משרד ניהול פרויקטים (PMO – Project Management Office) הוא מבנה ניהולי שקובע את התקנים לתהליכי משילות ושמקדם שיתוף של משאבים, של מתודולוגיות, של כלים ושל שיטות.
תחומי האחריות של מנהלי הפרויקטים מגוונים – החל במתן תמיכה ניהולית למנהל הפרויקט וכלה באחריות בפועל לניהול ישיר של פרויקט אחד או יותר".
ה-PMBOK® Guide מהווה סטנדרט גלובלי לניהול פרויקטים ואוסף של Best Practices.
מי צריך שירותי ניהול פרויקטים ?
PMO נדרש בחברות וארגונים, שיש להם ניהול פרויקטלי ולא רק ניהול של פרויקט בודד.
הם זקוקים לראייה מערכתית ולניהול של פורטפוליו פרויקטים הדורשים סנכרון, הקצאת משאבים, בניית תהליכי עבודה, מנגנוני ממשל פרויקטים, תעדוף משימות, ריבוי בעלי עניין, מתודולוגיות, טכניקות, כלים ועוד.
ריכוז כל אלה תחת פלטפורמה אחת של גוף מנהלי הפרויקטים, מאפשר: התמודדות, גמישות וקבלת תמיכה במספר פרויקטים בו-זמנית, תוך הובלתם להצלחה בכל היבט נדרש.
גוף ה-PMO הוא הפונקציה המסייעת, מקדמת ותומכת בכל הפרויקטים בחברה. גם במקרה של צורך בניהול פרויקט בודד אך מורכב, הקשור לגורמים ולבעלי עניין רבים, יש מקום להקמת גוף לשירותי ניהול פרויקטים.
כל חברה ומנהלי הפרויקטים שלה…
הצרכים של כל ארגון, גודלו ומספר הפרויקטים שהוא אמור לבצע, משליכים על היקף תפקודו של גוף ניהול הפרויקטים בכל חברה.
ההדגשים בניהול הפרויקטים משתנים בהתאם לצרכי הפרויקט. באחד יושם דגש על ניהול לוחות זמנים, ובאחר על בקרה תקציבית.
הגוף הפנים ארגוני צריך להתאים את עצמו לדרישות של כל פרויקט ופרויקט.
ארגון המכיר בעובדה שיש לו פעילות פרויקטלית, מן הראוי שיגדיר טכניקות ושיטות עבודה אחידות שישמשו, ממש כמו הגדרת ה-PMO כסטנדרט גלובאלי לכל הפרויקטים המתקיימים, עם מתודולוגיה פנים ארגונית. במידה ולארגון כבר יש שיטות עבודה של ניהול פרויקטים ותהליך עבודה מומלץ, כדאי להפוך את ה"תורה שבעל-פה" לנהלים כתובים במציאות בשטח.
מחקרים חדשים בתחום, מעידים על כך, שניהול פרויקטים במתודולוגיה סדורה, מעלה את שיעורי ההצלחה של פרויקטים מ-40% בערך, לסביבות ה-90% לכן כדאי ורצוי לפנות אל חברה לניהול פרויקטים שתדע לפעול בצורה הטובה ביותר בתהליך הפרויקט ובכך למקסם את הצלחתו.
