תוכן עניינים
בעולם המודרני, יש מגוון רחב מאד של תוכנות לניהול פרויקטים, אשר נועדו לסייע למנהלי פרויקטים לבצע את תפקידם, לסייע להם לנהל פיקוח ובקרה על פרויקט, להבין את מצבו האמתי של כל פרויקט מבחינת לוחות זמנים, תקציב ועוד.
אין ספק כי הדרך להצלחת פרויקט באמצעות תוכנה מתאימה, היא קלה הרבה יותר, שכן באמצעותה ניתן לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, לזהות בעיות או כשלים, לפעול בהתאם ולנקוט בפעולות שימנעו החמרה במצב ויובילו את הפרויקט להצלחה.
אחת הבעיות הגדולות בניהול פרויקטים היא אי עמידה בזמנים וחריגה מהתקציב. כאשר משתמשים בתוכנה לניהול פרויקטים, ישנה אפשרות סבירה כי כל נתון או כל מידע חריג, ישתקף מיד ויטופל בזמן אמת.
ריבוי פרויקטים או פרויקט מורכב, עלולים בהחלט להוביל "לכאוס". העדר יכולתו של מנהל הפרויקט לוודא את מצבו של הפרויקט בכל זמן נתון עלולה לגרום לכישלונו ואף הפסקתו.
תוכנות לניהול פרויקטים (PMIS) – חובה בכל ארגון:
תוכנות לניהול פרויקטים גורמות לשיתוף פעולה חיוני ומפרה בין כל הגורמים בפרויקט ובין הלקוח.
הן עשויות למזער טעויות אנוש, למנוע בזבוז של משאבים וזמן (חיסכון דרמטי בשעות העבודה) ולהורות על נקודות תורפה של הפרויקט, הדורשות מענה ופתרונות יצירתיים.
השימוש בתוכנה מתאימה, מאפשר למנהל הפרויקטים לראות את הפרויקט בראייה כוללת, תוך הבנת השלבים, סדר העדיפויות, כוח האדם, המשימות וההתקדמות של הפרויקט שלב אחר שלב.
תוכנה לניהול פרויקטים חשובה לארגונים שיש להם אף פרויקט אחד בלבד, ובהחלט גם לארגונים עם ריבוי פרויקטים, פרויקטים מורכבים, תכניות על ועוד.
מכיוון שיש היום בשוק מגוון רחב של תוכנות ניהול פרויקטים, חשוב מאוד לבצע התאמה בין התוכנה לסוג המשימות והפרויקטים להם נדרשת התוכנה. הטמעת התוכנה מחייבת הסכמה מצד עובדי ומנהלי הארגון.
יתרונות של תוכנה לניהול פרויקטים:
- ייעול העבודה, פישוט תהליכים
- מעקב אחר לוחות זמנים
- מעקב אחר תקציב
- יכולת ראייה כוללת של משימות הפרויקט
- הבנת שלבי הפרויקט תוך מעקב שוטף
- זיהוי ואיתור בעיות או כשלים
- טיפול ומענה מידי בבעיות או כשלים
- תורמת לצוות ניהול הפרויקט לפעול בגיבוש
- יוצרת שיתוף פעולה פורה מול הלקוח
- מאפשרת עדכון בכל עיתוי
- מחייבת שימוש במתודות ברורות לשיפור התפקוד
- גורמת למיקוד וסדר עדיפויות נכון
- מציגה תמונת מצב אמתית של הפרויקט
- משפרת את התקשורת בין אנשי הצוות של ניהול הפרויקט
- מאפשרת תקשורת שקופה ועדכנית מול הלקוח
- יוצרת מעקב רצוף אחר קצב התקדמות הפרויקט
- מאפשרת שינויים וגמישות, בהתאם למתבקש ולדרישות הלקוח
תוכנות לניהול פרויקטים כוללות בין השאר: כלים עסקיים ויישומים של גוגל, דגשים על תקשורת בין השותפים לפרויקט, התנהלות חסכונית, עמידה בלוחות הזמנים. תיאום בין כל הגורמים, הצגת הפרויקטים חזותית, יישומים של ניהול משימות ופרויקטים, ניהול עובדים ותחומי אחריות, תאריכי יעד, חיבור בין משימות ובעלי תפקידים.
ישנן תוכנות המתאימות לפרויקטים ולעסקים קטנים ועד תוכנות של תאגידי ענק בארץ ובעולם. יש תוכנות שניתנת עליהן הדרכה לבעלי העניין בארגון ויש גם כאלה הנתמכות באופן רצוף טלפונית או במייל. יש הבדלים בעלויות של כל תוכנה, וכן כאמור יש להתאימה לפרויקטים המסוימים של כל ארגון.
מנהלי הפרויקטים אצלנו, RBS Projects חברה לניהול פרויקטים מכירים ועובדים עם מספר תוכנות לניהול פרויקטים ואף מעבירים הדרכות על ה-MS-PROJECT.
אולי יעניין אותך גם: מתודולוגיות בניהול פרויקטים
