תוכן עניינים
מה זה PMO? – כל מה שצריך לדעת!
Project management office) PMO) זהו גוף או יחידה ארגונית האחראית על ניהול פרויקטים בארגון. הגוף אשר מייצר אחידות בכל מה שקשור לפרויקטים ומפקח על כל הפרויקטים של כל חברה בכל תחום. יותר ויותר חברות וארגונים, מקימים גוף לניהול פרויקטים בתוך החברה שלהם, ואף מכשירים עובדים לצורך כך, זאת כדי שיהיה להם גורם פנימי אחראי ומפקח על תחום ניהול הפרויקטים בחברה, לימוד והטמעה של מתודולוגיות חדשות, אימוץ דפוסי חשיבה חדשים ועוד.
הקמה של גוף לשירותי PMO בתוך חברה, מעידה על הרצינות והמקצועיות שכל חברה חייבת לדרוש מעצמה, אם היא רוצה שהפרויקטים שלה ינוהלו נכון ויצליחו. באמצעות גוף פנימי, האחראי על ניהול פרויקטים, יש סיכוי רב יותר שהפרויקט יתנהל נכון, שימצאו פתרונות לבעיות המתעוררות, תהיה גמישות לשינויים המתרחשים. כל אלה יביאו בסופו של דבר להגדלת הרווחיות של הפרויקט. תרומתם הרבה של מנהלי הפרויקטים בתוך ארגון, זוכה לממצאים בשטח.
לראייה, בשנת 2000 גוף ניהול פרויקטים היה קיים רק ב-48% מהארגונים ואילו בשנת 2010 כ-84% מהארגונים השכילו להקים גוף ניהול פרויקטים ארגוני. הנתון הזה מוכיח את שביעות הרצון של החברות מתפקוד וחיוניות של גוף מנהלי הפרויקטים בתוך החברה ואת תרומתו החיובית, הישירה בהנעה והצלחת פרויקטים.
הגדרת ה-PMO בהתאם לתקן ה- PMBOK® Guide
זו ההגדרה של PMO, כפי שמתוארת ב-PMBOK® Guide -A Guide to the Project Management Body of Knowledge גוף הידע בניהול פרויקטים מטעם ה PMI- Project Management Institute:
"משרד ניהול פרויקטים (PMO – Project Management Office) הוא מבנה ניהולי שקובע את התקנים לתהליכי משילות ושמקדם שיתוף של משאבים, של מתודולוגיות, של כלים ושל שיטות.
תחומי האחריות של מנהלי הפרויקטים מגוונים – החל במתן תמיכה ניהולית למנהל הפרויקט וכלה באחריות בפועל לניהול ישיר של פרויקט אחד או יותר".
ה-PMBOK® Guide מהווה סטנדרט גלובלי לניהול פרויקטים ואוסף של Best Practices.
מי צריך שירותי PMO?
PMO נדרש בחברות וארגונים, שיש להם ניהול פרויקטאלי ולא רק ניהול של פרויקט בודד.
חברות וארגונים הזקוקים לראייה מערכתית ולניהול של פורטפוליו פרויקטים הדורשים סנכרון, הקצאת משאבים, בניית תהליכי עבודה, מנגנוני ממשל פרויקטים, תעדוף משימות, ריבוי בעלי עניין, מתודולוגיות, טכניקות, כלים ועוד.
גוף ה-PMO הוא הפונקציה המסייעת, מקדמת ותומכת בכל הפרויקטים בחברה. גם במקרה של צורך בניהול פרויקט בודד אך מורכב, הקשור לגורמים ולבעלי עניין רבים, יש מקום להקמת גוף לשירותי ניהול פרויקטים.
כל ארגון המנהל פרויקטים באופן קבוע, יכול להפיק תועלת משירותי PMO . PMO עשוי לעזור לארגונים לשפר את היעילות והאפקטיביות של ניהול הפרויקטים שלהם.
ואם לסכם את זה בפשטות, PMO יכול להיות מועיל לארגונים הבאים:
- ארגונים גדולים עם מספר רב של פרויקטים.
- ארגונים עם פרויקטים מורכבים או בעלי סיכון גבוה.
- ארגונים המבקשים לשפר את תהליכי ניהול הפרויקטים שלהם.
PMO יכול לספק מגוון רחב של שירותים, כולל:
- הגדרת סטנדרטים ונהלים לניהול פרויקטים- PMO יכול לקבוע סטנדרטים אחידים לניהול פרויקטים בכל הארגון. סטנדרטים אלה יכולים לכלול נהלים לניהול תקציבים, לוחות זמנים, סיכונים, משאבים ועוד.
- מתן הדרכה ותמיכה למנהלי פרויקטים- PMO יכול לספק הדרכה ותמיכה למנהלי פרויקטים, כדי לעזור להם לנהל את הפרויקטים שלהם בהצלחה. הדרכה זו צריכה לכלול הכשרה בנושאי ניהול פרויקטים, ייעוץ פרטני למנהלי פרויקטים ועוד.
- מעקב אחר התקדמות הפרויקטים – PMO יכול וצריך לעקוב אחר התקדמות הפרויקטים בארגון. מעקב זה עשוי לסייע לארגון לזהות בעיות פוטנציאליות בפרויקטים ולנקוט בפעולות מתאימות כדי למנוע אותן.
- ניהול מסגרות תקציבים ולו"זים – PMO אמור לדעת לנהל את התקציב והלו"ז של פרויקטים בארגון. ניהול זה צפוי לעזור לארגון להבטיח שהפרויקטים יישארו בתוך התקציב והלו"ז שהוגדרו מראש.
- ניהול סיכונים בפרויקט – ניהול זה יכול לעזור לארגון לצפות מראש את נק' החולשה של הארגון וחברי הפרויקט ולדעת להפחית את הסיכונים ולשפר את סיכויי הצלחת הפרויקט.
- ניהול משאבים בפרויקט בצורה מיטבית – ל-PMO צריך להיות את הידע לנהל את המשאבים של פרויקטים בארגון. ניהול זה יכול לעזור לארגון להבטיח שהמשאבים הדרושים לפרויקטים יהיו זמינים בזמן ובמקום הנכון.
- תקשורת עם בעלי עניין בפרויקט – גורמים פנימיים וחיצוניים לארגון. תקשורת זו צפויה לעזור לארגון להבטיח שפרויקטים מנוהלים בצורה שקופה ויעילה יותר.
פרויקטים רבים נכשלים - מדוע?
ריבוי פרויקטים בחברות או פרויקטים מורכבים, עלולים "ליפול בין הכיסאות" אם הם מנוהלים על ידי מנהל פרויקטים אחד.
לעיתים מחוסר זמן או עומס, אין ביכולתו להשתלט על כולם ובמקביל להיות מנגנון הפיקוח והבקרה של עצמו.
לפיכך, לכל חברה דרוש גוף ניהול פרויקטים, מנהל, מפקח ואחראי על כלל הפרויקטים, מה שמפחית מהלחץ של מנהל הפרויקטים ומסייע לו להתנהל בצורה מסודרת מול ריבוי פרויקטים והתחייבויות.
גוף PMO מרכז את הניהול של כלל הפרויקטים בחברה, שומר על ניהול תקין בסטנדרטים הדרושים ועליו גם מוטלים בין השאר המשימות הבאות: איסוף נתונים לגבי כל פרויקט, הגדרת המשימות, בניית תכנית עבודה, בחינת שינויים בארגון והשפעתם על הפרויקט, מעקב אחר לוחות הזמנים והתקציב. חלוקת הפרויקט לתתי חלקים, ניהול סיכונים, אימוץ מתודולוגיות מתאימות פר פרויקט, ניהול סיכונים, ראייה כוללת של כל הפרויקטים בזיקה של השפעה הדדית, אחריות, פיקוח ובקרה על כלל הפרויקטים.
הקמת PMO: תהליך מובנה
הקמת מערך PMO זהו תהליך מובנה, הדורש תכנון קפדני וביצוע מדוקדק. חשוב להגדיר את מטרות ה-PMO, תפקידיו וסמכויותיו, וכן לבחור את האנשים המתאימים לתפקידים השונים.
הקמת גופי ה-PMO בחברות נעשית על ידי מנהלי פרויקטים בכירים בחברתנו, מדובר במנהלי פרויקטים עתירי ניסיון.
הקמת גוף ניהול פרויקטים פנים ארגוני, נדרשת לנוכח המספר הרב של הארגונים אשר אינם מצליחים לעמוד בלוחות הזמנים של הפרויקט, בתקציב, נעדרים כלים של ניהול פרויקטים ולא מצליחים לסיים פרויקטים או לעמוד ביעדים ובמטרות שהחברה הציבה.
מסתבר שדבר זה מתרחש בקרב כ-68% מהחברות, כאשר רוב הכישלונות נובעות מחוסר שליטה במתודולוגיות ניהול פרויקטים ובשיטות ניהול שונות.
כל חברה ומנהלי הפרויקטים שלה…
הצרכים של כל ארגון, גודלו ומספר הפרויקטים שהוא אמור לבצע, משליכים על היקף תפקודו של גוף ניהול הפרויקטים בכל חברה.
ההדגשים בניהול הפרויקטים משתנים בהתאם לצרכי הפרויקט. באחד יושם דגש על ניהול לוחות זמנים, ובאחר על בקרה תקציבית.
הגוף הפנים ארגוני צריך להתאים את עצמו לדרישות של כל פרויקט ופרויקט.
ארגון המכיר בעובדה שיש לו פעילות פרויקטלית, מן הראוי שיגדיר טכניקות ושיטות עבודה אחידות שישמשו, ממש כמו הגדרת ה-PMO כסטנדרט גלובאלי לכל הפרויקטים המתקיימים, עם מתודולוגיה פנים ארגונית. במידה ולארגון כבר יש שיטות עבודה של ניהול פרויקטים ותהליך עבודה מומלץ, כדאי להפוך את ה"תורה שבעל-פה" לנהלים כתובים במציאות בשטח.
מחקרים חדשים בתחום, מעידים על כך, שניהול פרויקטים במתודולוגיה סדורה, מעלה את שיעורי ההצלחה של פרויקטים מ-40% בערך, לסביבות ה-90% לכן כדאי ורצוי לפנות אל חברה לניהול פרויקטים שתדע לפעול בצורה הטובה ביותר בתהליך הפרויקט ובכך למקסם את הצלחתו.