ג'וקו וויליק, אחד מהמפקדים הנערצים והאמיצים של אריות הים (Navy Seals), פותח את הרצאתו בתיאור הבא:
War is a nightmare, War is a darkness, it is indifferent and devastating and evil, war is hell. But War is also an incredible teacher, a brutal teacher. War will teach you lessons that you will never forget.
מנהלי הפרויקטים, חשים עצמם, לעיתים קרובות, כלוחמים בשדה הקרב: מטחי אש מכל הכיוונים, דרישות משתנות, מפת קרב מתעדכנת חדשות לבקרים, כוחות מצטרפים, נעלמים, נפגעים, מתווספים ומתרבים. פקודות משתנות לעיתים תכופות, אי וודאות אינסופית… מוכר לכם?
בסדרה של ספרים מרתקים שיצאה לאחרונה מבית היוצר של Jocko Willink, מתואר אחד הקרבות בראמאדי ("פרויקט") בהם השתתף המחבר והלקחים שנלמדו מאותו הקרב. עבורכם, תמצתנו וזיקקנו את העצות המרכזיות הפרושות בסדרת הספרים אותן ניתן להעניק למנהלי הפרויקטים בארגונכם:
- אנשים נוטים לחפש "קיצורי דרך". אולם, החיפוש אחר "קיצורי הדרך" מקשה על תהליכי התכנון הנדרשים בפרויקט ולרוב מביא להארכתו. לכן, אסור ל"חתוך" ולעגל פינות, אסור לדלג על שלבים ואסור להתפתות ולאמץ תהליכים ופעילויות שנראים כ"קיצורי דרך". אלו יביאו בסופו של היום לעיכובים בפרויקט ואף לכישלונו.
- יש רק דרך אחת להצליח בפרויקט. לעבוד מסודר, לפי כל השלבים, לפי כל התהליכים. לעיתים, נראה הדבר כאילו מבצעים אנו עבודה מרובה וקשה. אבל, זוהי הדרך "הקלה", הנכונה ואפילו היחידה, כדי להצליח.
- בפרויקט נדרשת "משמעת". המשמעת מייצרת את החופש. אם כל בעלי העניין בפרויקט, יעבדו לפי כל התהליכים שנקבעו מבעד מועד, יופחת הצורך בבדיקות, בבקרות, בהבטחת איכות ובבקרת איכות. בעלי העניין יהיו סמוכים ובטוחים שכל אחד ביצע את מלאכתו נאמנה, שבעלי העניין ומבצעי המשימות, עשו בדיוק, את כל מה שהיה מצופה מהם. הכול, על קוצו של יוד. Discipline equals Freedom- תחשבו רק, כמה קל ופשוט היה אם כל אחד, היה עושה בדיוק של 100% את כל תכולת המטלות שקיבל, בלוחות הזמנים שקיבל, בתקציב שהוקצה למשימה, ברמות האיכות הנדרשות ותוך תיעוד מלא של כל הנדרש.
- כל אחד מבעלי העניין, נדרש להיות בעל "משמעת עצמית". הדבר דורש קבלת החלטות פנימית, של כל אחד מבעלי העניין כלפי עצמו בלבד. קשה לכפות משמעת עצמית פנימית על אנשים. לכן, חשוב מאד להצליח בבחירתו של צוות הפרויקט. זהו הגורם המרכזי להצלחה.
- דחיינות עלולה להמית אסון על הפרויקט. אל תדחו דברים. אל תדחו משימות, בדיקות, תכנונים ותכניות. עשו הכול במועד ובזמן שנקבע. דחיינות מקורה בעצלנות. עצלנות פרויקט, היא אם כל חטאת. בעלי העניין עלולים לא לתקשר מידע ולא להיוועץ עם בעלי עניין אחרים, לא בהכרח מתוך רצון להזיק לפרויקט אלא מתוך רצון להצליח בו. אבל, דבר זה עלול להיות "חרב פיפיות".
- בעלי העניין בפרויקט, עלולים להתגלות לעיתים, לא "כדמות הנערצת" שחשבת עליהם. עליך להיערך לכך מבעוד מועד. "לנפץ אלילים ופסלים". עליך ללמוד את חולשותיהם של בעלי העניין השונים בפרויקט, להכירן ולתת מענה מהיר והולם לצורך הבאתו של הפרויקט אל השלמתו המוצלחת.
- מאחר שלא תמיד תוכל "לשלוט" ולבקר את האנשים, תוכל לעשות זאת רק לגבי עצמך. היערך לכך בהתאם. הקצה לכך את משאבי הזמן והקשב הנדרשים.
- הפרויקט (כמו המלחמה) הינו תקופה לחוצה ועמוסה המכניסה אנשים ל-STRESS. לחלק מהאנשים מהווה הדבר זרז להגדלת התפקוד ואצל חלקם מורגש דווקא האפקט ההפוך. היה מודע לכך מראש.
- ה-STREES יכול להוביל ל-CHAOS. השפעתו של ה-CHAOS על הפרויקט עלולה להיות הרסנית. נסה להפוך את הכאוס ל"בעל ברית". השתמש בכאוס לחידוד מחשבתך. היה ממוקד. היה דרוך כל העת.
- אל תהיה כמו אותו לוחם הנורדי המפורסם (Berserker) אשר נהג לגרום לעצמו להשתוללות מטורפת לפני הקרב. למד לשלוט על עצמך גם במצבים קשים, עמומים ומורכבים.
- ידע הוא כח. היה בקיא בפרויקט לפרטי פרטים. שאל שאלות. חקור. למד כל העת את התרחשויות הפרויקט ואת סביבתו הפנימית והחיצונית. אם אינך מבין משהוא, חקור, שאל, אל תרפה, אל תוותר, אל תדלג. היה בקיא לעומק בכל פרטי הפרטים של הפרויקט.
- הילחם והפגן חיילות פרט ברמה גבוהה כל העת. היה דרוך, נמרץ, ממושמע ובכושר מחשבתי ופיזי גבוה כל הזמן.
- למד להתפשר. במיוחד כאשר הפרויקט שלך מבוצע בסביבה דינמית, רוויית שינויים, בסיטואציות מורכבות, מרובות משתתפים ובעלי עניין תחת "מפות אינטרסים מגוונות" ולעיתים סותרות. אתה, מנהל הפרויקט, המנהיג, חייב ללמוד ולהתפשר.
מנכ"ל RBS Projects, לשעבר נשיא העמותה לניהול פרויקטים בישראל
shay@rbsprojects.co.il
*שי שרגל הינו הישראלי היחיד שזכה ב- PMI® Distinguished Contribution Award, על תרומתו לקידום תחום ניהול הפרויקטים במדינת ישראל וקידום ישראל בארגון ה-PMI העולמי.
