"הסיכון שלא נכתב" - הסיפור האנושי מאחורי ניהול הסיכונים
מאת: שי צוקר ®B.Sc, MBA, PMP – סמנכ"ל תוכניות ב – RBS Projects.
10:30 בבוקר, בחברת ניהול פרויקטים גדולה
המתח בחדר הישיבות היה מורגש. עמדתי בראש שולחן אובאלי, צופה בכ-10 זוגות עיניים מתרוצצות בין מנהל הפרויקט, מוטי (שם בדוי), למנהל צוות הפיתוח בפרויקט שהסיכון שהעלה זה עתה נדחה על הסף. הבעת פניו, שילוב של פליאה ותסכול, אמרה הכל.
"אני מבקש לא להכניס את הסיכון הזה לטבלת הסיכונים, זהו אינו סיכון מבחינתי" הצהיר מוטי בתקיפות בפני ה-PMO שכבר החל להקליד את שם הסיכון. הסיכון היה לגיטימי, נכון מבחינה מתודולוגית, והדגיש חשש אמיתי לגבי עמידה ביעדי הפרויקט. ובכל זאת, הסיכון עמד להימחק מהטבלה.
הסצנה הזו התפתחה במהלך סדנת סיכונים שהנחיתי לפרויקט גדול המצוי בשלב התכנון, טרום ההתנעה.
כ-3 שבועות לפני כן, בפגישת תכנון תהליך ניהול הסיכונים והיערכות לקראת הסדנה-עשינו הכל לפי הספר. מוטי מנהל הפרויקט, ה-PMO, נציג ניהול הסיכונים בחברה ואנוכי סקרנו את מאפייני הפרויקט ותוצריו הנדרשים, עסקנו בשיטת ניהול הסיכונים והכלים שישמשו לכך, וערכנו תיאום ציפיות לקראת הסדנה הצפויה. הכל היה נראה סגור ומושלם, לכאורה.
אבל למציאות, כפי שקורה לעיתים, היו תוכניות אחרות.
הסדנה נמשכה ומספר משתתפים העלו סיכונים שנוספו לטבלת הסיכונים. בשלב מסוים חזר הדפוס על עצמו כשחבר צוות אחר העלה חשש ושוב קטע אותו מוטי בביטול, סירב להכניס את הסיכון לטבלה והפעם אפילו לא טרח לספק סיבה ברורה לכך. האווירה הפכה מתוחה ושלילית. ניכר שנכונות הצוות לשתף ולשקף הולכת ופוחתת. הגיע הזמן להתערבות – "בואו ניקח הפסקה של רבע שעה" הצעתי, וצפיתי בהקלה השוטפת את פניהם של המשתתפים כשהם נמלטים לעמדת הקפה.
ניסיון להמתיק את המרירות בעמדת הקפה
לצד עמדת הקפה נותרנו רק מוטי ואנוכי. "מדוע סירבת להזין את 2 הסיכונים לטבלה?" אתגרתי אותו ישירות. "נשמע שסיכונים אלה אמורים להיכנס לטבלת הסיכונים על מנת שתוכל לתכנן ולנהל תגובה ותוכנית מגירה הולמים…"
מוטי זז באי נוחות. "אתה לא מבין," הוא אמר, והמשיך בלחישה, "כתיבת הסיכונים הללו תשקף תמונה שלילית של הפרויקט. ההנהלה תתחיל לשאול שאלות. אצטרך לספק הסברים".
"בדיוק להפך ידידי", עניתי. "הצגת ניתוח סיכונים יסודי, עם פעילויות הפחתה/מניעה אפקטיביות, לא מראה על חולשה – אלא ממחישה עוצמה מקצועית וניהולית של הצוות ושלך…זה גם בטוח עדיף מכיבוי שריפות ומתן הסברים בדיעבד".
המתדולוגיה שמאחורי הדרמה
בכל פרויקט קיימים סיכונים ברמה כזו או אחרת. פרויקט מוגדר בין היתר – כמאמץ ייחודי, ועצם ייחודיותו טומנת בחובה אי וודאות מסוימת.
תהליך ניהול הסיכונים בפרויקט כולל את השלבים הבאים:
סדנת סיכונים כוללת:
- חיזוק התפיסה הפרואקטיבית בכל הקשור לזיהוי וטיפול בסיכונים
- זיהוי סיכונים פוטנציאליים ע"י חברי צוות הפרויקט
- ניתוח ההסתברות וההשפעה של כל סיכון
- קביעת פעולות תגובה (שישולבו בתוכנית העבודה) ותוכניות מגירה
אבל, מה שיחזק את התהליך, או חלילה "יהרוג אותו", הוא ללא ספק האלמנט האנושי – הנכונות לשתף, להקשיב, לכבד את דעת האחר ולשקול נקודות מבט שונות.
נקודת המפנה
הסדנה המשיכה וניכר שמוטי הפנים את הערותיי ושינה מעט את גישתו. הוא החל לאפשר השתתפות באופן פעיל כולל השמעת מגוון דעות. אט אט, חברי הצוות צברו בטחון והחלו לדבר בפתיחות. סיכונים נוסחו ונותחו יחדיו והיה ניתן לחוש בהתחזקות האמון הקולקטיבי של הצוות ביכולתם להתמודד עם האתגרים העומדים בפניהם.
סיכום ותובנות
- סדנת סיכונים היא יותר ממפגש צוותי סטנדרטי – זו הזדמנות לבנות אמון ולחזק את הדינמיקה של הצוות.
- מנהיגות והובלה אמיתית בפרויקט טמונה בין היתר גם ביצירת אווירה וסביבה שבה ניתן להעלות חששות ולטפל בהם בגלוי.
- ענווה לא תזיק. מנוסה ככל שיהיה, אין מנהל הפרויקט (או כל משתתף אחר) בעל הבנה מוחלטת לגבי מה שמתרחש בפרויקט. השתתפות נציגים מדיסציפלינות שונות מהווה מכפיל כח גדול והניסיון המצטבר סביב השולחן מעלה את הסיכוי לזיהוי וניתוח מיטבי של סיכונים ומענים.
- סיכון מסוכן ביותר הינו התעלמות מכוונת מסיכון משמעותי בפרויקט או חשש מקיום דיון בגינו.
- הנחיית הסדנה – מנחה מנוסה, מקצועי ובלתי תלוי יבטיח שהסיכונים ואסטרטגיות ההתמודדות נותחו באופן מקצועי ואפקטיבי באופן שימקסם את תוצאות הסדנה.
סוף דבר
הסדנה חידדה למוטי את העובדה שהכרה בסיכונים אינה מחלישה את הפרויקט – היא מחזקת אותו. הוא המשיך לקיים מפגשי מעקב חודשיים לנושא הסיכונים בפורום דומה, על מנת לזהות סיכונים חדשים ולבקר את הטיפול בקיימים.
באשר לי, למרות שהנחיתי עשרות סדנאות דומות, הניסיון הזה חידד לי את חשיבות תיאום הציפיות טרום הסדנה, כמו גם את ההבנה שבניהול סיכונים בפרויקט, המרכיב האנושי חשוב לא פחות מהמתודולוגיה… לפעמים, השיחות החשובות ביותר מתרחשות לא סביב שולחן הישיבות, אלא ליד מכונת הקפה.