שיטת החוזקות כמנוף להצלחה וממשקים אפקטיביים בניהול פרויקט

איך לגרום למוטיבציה? היא שאלת המיליון דולר בניהול פרויקט.

מנהלי פרויקטים מתמודדים ברמה יומית עם האתגרים הבאים:

איך לגרום לבעלי הענין בפרויקט לשתף פעולה ולרתום אותם?
איך לגרום להם לעשות את מה שאתה רוצה?
איך לפתח את הסמכות שלך?
איך לגרום לצוות הפרויקט להיות יצירתיים, נאמנים ומחוייבים?
איך לגרום להם לשתף במידע שרכשו בעמל רב מבלי למדר?
איך להפעיל בכישרון ספקי משנה כדי שיוכלו לעמוד בזמנים בפרויקט (שאתה כמנהל הפרויקט תקבל עליו קרדיט)?
איך לגרום לעובדים לעזור לחברים שלהם שנתקעו במשימה?
איך לגרום לעובדים להישאר שעות נוספות כאשר זה נדרש (לפעמים על חשבון החיים הפרטיים שלהם)?
איך לגרום לצוות להציף סיכונים בזמן ובדרך הנכונה ולטפל בהם בצורה הכי יעילה?

בקיצור לתת את הכי טוב שהעובדים יכולים לתת.

כל אלו האתגרים של מנהל הפרויקט בעידן של היום, במיוחד נוכח העובדה שלרוב מנהל הפרויקט הוא מנהל מטריציוני, ללא סמכות פורמאלית, קרי בלי "המקלות והגזרים" – היכולת לתגמל או לקנוס שקיימים בניהול הקלאסי.

הרבה מחקרים בדקו את הנושא של מוטיבציה. איך לגרום למוטיבציה, מה לעשות וממה להימנע. המשותף לכולם זו ההבנה שמוטיבציה היא בעיקר ענין רגשי יותר מאשר הגיוני שמונע ע"י שכר תנאים וכד' .

הפעם אני רוצה להציג בפניכם את אחת השיטות הפחות מוכרות אך מאד אפקטיביות שמשמשת אותי בעבודה בארגונים ועם מנהלים שהיא שיטת החוזקות בעבודה.

מכון גאלופ, מהמוכרים והמכובדים בעולם, חקר את נושא המוטיבציה במשך יותר מעשור ומצא שהפרמטר שמשפיע הכי הרבה על מוטיבציה, תפוקות ושביעות רצון של לקוחות הוא איתור ושימוש בחוזקות המולדות של העובד/מנהל. מהמקום הזה, היכולת של מנהל בכלל ומנהל פרויקטים בפרט לזהות את החוזקות שלו ושל האנשים בצוות הפרויקט ובעלי הענין ולרתום אותם דרך החוזקות הוא נושא חשוב ובעל ערך בהצלחה של הפרויקט והארגון בטווח הקצר והארוך .

במאמר זה אסביר קצת על השיטה וכיצד להשתמש בה. חשוב לציין, שהנושא מאד מורכב ודורש היכרות טובה, ניסיון ומיומנות עם השיטה כדי ליישם אותו היטב.

חוזקה היא כישרון בעשייה מסויימת, יכולת, מיומנות בתחום כלשהו, יכולת רגשית או שכלית מפותחת בתחום מסויים לדוגמא יכולת ללמד, יכולת ארגון, יכולת טכנית, הקשבה, אמפטיה, יכולת אמנותית, אנליטית, חוש הומור, יכולת מכירה, שכנוע, יכולת פיקודית (לחתוך עניינים) רצון בגיוון ושינויים ועוד .

לחוזקה, שהיא פוטנציאל מולד, יש גם חלק נרכש – כלומר ככל שנשתמש יותר בחוזקה נפתח את החוזקה שהיא יכולת גבוהה בתחום מסויים, צורת חשיבה או פעולה או גישה לגבי דברים.

במודל שפיתחתי ניתן לזהות חוזקות דרך ב 4 פרמטרים שמתקיימים כולם בו זמנית:

דברים שאדם נהנה ואוהב לעשות
דברים שאדם טוב בהם
דברים שקל לעשות או ללמוד, שהם טבעיים לאדם
דברים משמעותיים, מעניינים, מרגשים

דוגמאות לחוזקות: יכולת ללמד, יכולת לארגן ולתכנן, יכולת ביצוע ("לתקתק עניינים"), שפות, יכולות בינאישיות כמו אמפתיה, יכולת להקשיב, העצמה של אנשים, יכולת למכור, שכנוע, יכולת להוביל, "עבודת ידיים" טובה, יכולת טכנית, אנליטיות, חשיבה שיטתית, סדר וניקיון, משמעת עצמית, אחריות, יושרה, הבחנה בין עיקר וטפל, אפקטיביות (לעשות את הדבר הנכון), יכולת אסטטית, משיכה לתחומי ידע כמו ילדים, טכנולוגיה, חדשנות, נהלים, כספים ועוד.

חשוב לציין שאלו רק דוגמאות. במהלך עבודתי כמאמנת מצאתי כ-70 חוזקות.

אצל רוב האנשים קיים קושי לזהות את החוזקות מהסיבות הבאות:

חינוך להתמקד בחולשות ולהכיר את החסרונות ולא את החיוב
חוזקות נתפסות כמובן מאליו ולכן קשה למפות אותן
מאתגר לבודד ולזהות; למשל "אני טוב עם אנשים" אינה חוזקה אלא הרבה חוזקות יחד, כגון סקרנות לאנשים חדשים, הקשבה, אמפתיה, אינטליגנציה רגשית, הובלה, השפעה ועוד. כך גם "יצירתיות" – איננה חוזקה, מאחר וניתן להיות יצירתי בנושא טכני או עם אנשים או בחשיבה שיטתית וכד'

באבחון מקצועי ניתן לעקוף את המכשולים הללו בעזרת שאלונים ותחקיר מעצים שעוזר להתגבר על המחסומים.

מספר הערות

אין חוזקה טובה או רעה. כולנו קיבלנו "מתנות" שכדאי לזהות ולהשתמש כמה שיותר
לפי המחקרים, רק חלק קטן מאנשים מודעים ומשתמשים בחוזקות שלהם
עובד או מנהל שמשתמש בחוזקות שלו מאופיין
- בתוצרים מעולים – הוא יהיה מאד טוב במה שהוא עושה
- הנאה וסיפוק בעבודה, ולכן הוא ישקיע יותר, יהיה יצירתי ויחווה פחות שחיקה
- יזכה לשביעות רצון גדולה יותר בממשקים

המלצות למנהלים בענין החוזקות

זהה את החוזקות של עצמך – הן המנוף שלך להצלחתך. למשל אדם שהוא הרמוני ישיג תוצאות בדרך נעימה ודרכי שלום למול אדם פיקודי, שיכול "לחתוך ענינים" בקלות ולהשיג תוצאות בדרך הזו. אדם שהוא בעל רעיונות ופתרונות יצירתיים יתרום בדרכו לעומת אדם שהוא בעל איכפתיות עזרה ונתינה שיביא תוצאות בדרך שלו.
להגדיר יעדים אישיים ומקצועיים ולחתור אליהם בדרך שלך. יעדים נכונים מגדירים בצורה שניתנת למדידה – תכולה, איכות, לו"ז, יעדי מכירות וכד'.
להפריד בין המטרה, שהיא היעדים, לבין הדרך, שהיא ייחודית ושונה לכל אדם. למשל יש מנהל שישיג תוצאות דרך היושרה שלו או דרך ידע מקצועי וזיכרון לפרטים שהופך אותו לסמכות או דרך חיבור לאנשים שגורמת לאנשים לרצות להיות בחברתו ולשתף פעולה. חוש הומור, חשיבה חיובית, זיכרון של פרטים, ראייה מערכתית, חשיבה תהליכית כל אלו חוזקות שניתן להשתמש בהן ולמנף את עצמך להצלחה.
להימנע מהשוואות לאחרים – להתמקד ביעדים מצד אחד ובמה שיש לך באופן טבעי לתת מצד שני ולפתח את זה, להיות ממוקד בתרומה המכסימלית שאתה יכול לתת ובערך הייחודי שיש לך לתת לפרויקט ולארגון. נושא זה מתחבר גם למיתוג ומיצוב בארגון (נושא שעולה הרבה בארגונים).
לזהות את החוזקות של הצוות בפרויקט לשקף אותן ולעודד להשתמש בהן כמה שיותר. הרעיון הוא לתת לכל אחד לעשות את מה שהוא הכי טוב ואוהב בתוך מסגרת של יעדים וגבולות. למשל, מישהו שהוא אנליטי לתת לו לעשות דוחות, טבלאות באקסל; מישהו שיש לו חשיבה יצירתית לעודד אותו לתת פתרונות; מי שאוהב ללמד, לתת לו להיות אחראי על נושא ההדרכה; מי שאוהב לעשות נהלים, שיהיה אחראי על התחום הזה; מי שמתחבר בקלות לאנשים, לעודד אותו להביא תוצאות בדרך הזו לעומת מי שהוא מאד טכני ומעדיף עבודה מול המחשב ויכול להתבלט ולתת ערך בדרך שלו.
שיטתו של ג'ים קולינס שתועדה בספר "גלגל התנופה – מטוב למצוין" ואשר מסכמת מחקרים על חברות שהגיעו להצלחה יוצאת דופן בעולם (מספרי הניהול הטובים שנכתבו) ממליצה לבחור עובדים לפי כישרון (חוזקות) וההתאמה שלהם לתפקיד ספציפי ולא רק לפי ניסיון, ידע, השכלה וכד'. זאת מתוך הנחה, שאלו האחרונים ניתנים ללמידה אבל יכולת מולדת כמו גישה וצורת חשיבה בסיסית לא ניתן לשנות ולעצב. למשל אדם שאוהב לעבוד לבד לא יהפוך ל"חיה חברתית" ואם התפקיד דורש ממשק ושירות להרבה אנשים הוא לא יתאים בצורה אופטימלית.
כאשר בוחרים אנשי צוות, רצוי שיהיה להם סט חוזקות שונה ממך וככה הצוות כולו נתרם במגוון כישורים ויכולות.
כדאי לחלק את העבודה הפורמאלית והלא פורמאלית בצוות לפי הכישורים. למשל מי שטוב בללמד, לתת לו להכשיר את העובדים החדשים; מי שאוהב ללמוד ולהעמיק תחומי ידע יכול ללמוד תחומים חדשים/טכנולוגיות חדשות ולהנגיש את הידע לכל הצוות; עובד שיש לו כישרון כתיבה יכול לתרום בהכנת מסמכים מצגות, נהלים; עובד שיש לו יחסי אנוש טובים יכול להתחבר מהר לאנשים חדשים ויכול לעזור לחברים שלו בממשקים מול מחלקות אחרות וכד'; עובד שאוהב לעמוד מול קהל, ניתן לתת לו להעביר מצגות והדרכות פרונטליות; עובד עם יכולת ארגון יכול לארגן ימי כייף, ערבי חברה וכד'. הרעיון הוא שיש שונות גדולה בין אנשים וכל אחד יכול לתרום לצוות משהו.

מה עם החולשות? כדאי לזהות את החולשות שלך ולבדוק כיצד ניתן לעקוף אותן בעזרת החוזקות או לקבל עזרה וכך לעודד את אנשי הצוות לתמוך במקום שקשה לעובד אחר.

עוד שימושים לתפיסת החוזקות בעבודה

לבצע אבחון תעסוקתי – למצוא תפקיד או תחום עיסוק בו יש כמה שיותר מהחוזקות שלך ודורש כמה שפחות חולשות שם ניתן לנבא יותר הצלחה וסיפוק. למשל תפקיד שדורש יכולות פוליטיות או יכולת מכירה פחות מתאים לאנשים שאין להם את החוזקה הזו.
לקבל החלטות אפקטיביות בתחום התעסוקתי, שיובילו לסיפוק בעבודה וגם שפע כלכלי בו זמנית ע"י דיוק תחום העיסוק ושימוש בכמה שיותר חוזקות וכן פיתוח חוזקות שהיו פחות בשימוש.
לשפר תחושת עניין ומשמעות בעבודה ע"י זיהוי החוזקות, הערכים, החזון הניהולי וכו'.
לשפר מערכות יחסים – החוזקות הן גם תפיסת עולם שיוצרת ציפיות מהאחרים לפעול ולחשוב כמוך. בעזרת השיטה ניתן להבין את הצרכים השונים, להבין ולקבל יותר בקלות את האחר בפחות ביקורת ויותר שיתוף פעולה ולהצליח לקיים דיאלוג בונה ותקשורת טובה ואפקטיבית.

אשמח לקבל תגובות ושאלות betty@rbsproject.co.il