ניהול צוותים מרחוק, הוא הפעולה של עבודה ופיקוח, על האנשים וממלאי התפקידים שתחת אחריות המנהל, כאשר חברי הצוות אינם נמצאים באותו מתחם פיזי בו ממוקם המנהל, או ראש הצוות.
חברי הצוות עשויים לעבוד ממבנה משרדים שונה, לעבוד מהבית, או לגור במדינה אחרת לחלוטין מהמדינה בה שוהה המנהל. במצב כזה, ישנם אתגרים נוספים ופרמטרים שנדרש לקחת בחשבון, כמו שעות עבודה, או, ימי מנוחה שעשויים להיות שונים, פערים ושוני בין תרבויות, הבדלים במוסר העבודה, ערוצי תקשורת שונים שבשימוש ועוד.
ניהול צוותים מרחוק היא תופעה שכבר קיימת לא מעט שנים. היא החלה עם המצאת המחשב האישי והואצה עם התפתחות האינטרנט לפני 30 שנים ועם השתכללותם של אמצעי התקשורת הטכנולוגיים.
יותר ויותר חברות, התחילו להבין שלא חובה שכל האנשים הרלוונטיים לפרויקט, או לתחום מסוים, יהיו תמיד תחת אותה קורת גג. ניתן ואפילו רצוי, לגוון את אנשי הצוות על ידי העסקת אנשים ממקומות שונים.
חיסכון בעלויות עשוי להיות קטליזטור לביצוע Outsourcing, של מגוון פעילויות, מומחיות מסוימת אשר אינה קיימת בין כתלי החברה וכדו'.
בעקבות התפרצות מגפת הקורונה, הריחוק והבידוד החברתי שנכפה על כולנו, הנושא הזה צבר תאוצה משמעותית ומתמשכת. אם בעבר, חברות קטנות יותר, חברות סטארט אפ, או חברות קצת יותר אג'יליות, השתמשו ב- Remoted Workers לפעילויות מסוימות, היום, גם חברות יותר "מסורתיות", ארגונים ביטחוניים ומאוד גדולים, שמעולם לא אימצו מודל זה וקידשו את העבודה מהמשרד יותר מאשר כל דבר אחר, החלו לאמצו ולהנחות את עובדיהן להקפיד להישאר בבית ולא לסכן את עצמם, או עמיתיהם, לפחות בחלק מימי השבוע.
אתגרים:
תקשורת:
כשיוצרים תקשורת אך ורק בצורה מרוחקת, הרבה יותר קשה לייצר אמון. בשביל שיווצר אמון בין שני בני אדם, על המח לייצר הורמון שנקרא אוקסיטוצין, מדובר בהורמון שממלא תפקיד בקשרים חברתיים ועשוי להשפיע על יצירת האמון הבין אישי.
הורמון זה יופרש כמעט תמיד, רק באינטראקציות פיזיות.
כאשר עובדים עם אנשים באופן מרוחק, מאבדים הרבה אינטראקציות שהיינו רגילים אליהם ביומיום.
אינטראקציות אלו חשובות מאוד ועוזרות לבסס קשר ומערכת יחסים בין בני אדם.
במאות אלפי השנים האחרונות, אנשים בנו אמון אחד עם השני באמצעות קשר עין, לחיצות ידיים (שהדגישו שאף אחד מהצדדים אינו נושא נשק), טפיחה על השכם ומחוות כאלו ואחרות.
אמצעי התקשורת הזמינים לנו, כאשר אנו עובדים מרחוק, כמו מיילים וווטסאפ, למעשה "הפשיטו" אותנו מדפוסי הפעולה הללו, שמקודדים בקוד הגנטי שלנו באופן כה עמוק.
לכן, עלינו לעבוד במרץ ולהיות יצירתיים במטרה "לפצות" על כל אותם אלמנטים, ששימשו אותנו במשך כל כך הרבה שנים, בבניית יחסי אמון לאורך זמן, בין אנשים.
לוחות זמנים:
ניהול צוותים מרחוק היא פעילות שמתרחשת למעשה 24/7.
זמני הפעילות שלכם יהיו שונים, ובמקרים מסוימים בפער משמעותי, סביר שגם לא תהיה קורלציה בין ימי החופשה השבועיים, קל וחומר לגבי חגים.
במידה ואתה עובד עם אנשי צוות ממדינות שונות, העניין נעשה מורכב אף יותר.
סביבת עבודה:
כאשר אתה מנהל, או עובד עם אנשים באותו מתחם או מבנה משרדים, אתה יודע בדיוק איך נראית סביבת העבודה של העובד. אתה יודע אם היא נעימה או רועשת, אם חסר לו משהו, כמו מסך מחשב נוסף וכמה הסביבה בה הוא נמצא אידיאלית עבורו ומאפשרת לו לייצר תפוקה.
בניהול מרחוק, אין לך את האפשרות לדעת כלל כיצד נראית סביבת העבודה של העובד, מה האתגרים שהוא מתמודד איתם.
פתרונות ודרכי פעולה אפשריות
בניית הצוותים כאשר העבודה נעשית מרחוק:
בניית צוותים באופן מרוחק היא אתגר משמעותי. אתה מעוניין בליכוד וגיבוש ככל שניתן וישנן מספר פעולות שיעזרו לך לבנות צוות טוב ומגובש, גם כאשר אינכם חולקים את אותם ארבעה קירות:
- "חגוג" או לפחות ציין ימי הולדת של האנשים שלך בצוות, אתה יכול לעשות זאת בישיבה היומית או בקבוצת הוואטסאפ. נסה להיות יצירתי, גם אם תקפיד לציין זאת באופן סימבולי בלבד, זה יתן תוצאה ויחזק את הקשר בין האנשים.
- חלוק סרטונים וציטוטים שנותנים השראה, חפש הרצאות מעניינות בטד או יוטיוב ושתף אותן עם חברי הקבוצה.
- Skill Sharing, בקש מכל אחד מחברי הצוות, כל אחד בשבוע אחר, לחלוק כישור מסוים, פשוט או יחודי ככל שיהיה, עם שאר האנשים, זה לגמרי יכול להיות מעבר לסקופ של העבודה.
- קיים שיחות אישיות והיה עירני למצב המנטלי, הנפשי של האנשים בצוות. מצבם הנפשי עלול להתערער ממגוון סיבות, כמו בידוד (בעיקר בתקופת קורונה), שחיקה, עייפות וכו'.
- שאל לשלום אנשי הצוות, בצורה פתוחה, במקום לשאול שאלות סתמיות כמו: "מה שלומך?",
אמור: "איך אתם מתמודדים בבית בימים מאתגרים אלו"?
כלים נכונים לניהול צוותים מרחוק:
- סטטוסים יומיים ושבועיים: בהיעדר שיחות מסדרון, או קפיטריה, בהן ניתן היה להתעדכן, לו חלקתם את אותו משרד, בניהול מרחוק אתה מוכרח ליזום זאת. הצוות צריך לראות את פניך, או לכל הפחות לשמוע את קולך, לפחות פעם ביום.פעם בשבוע על הצוות לקיים ישיבת זום על מנת להתעדכן.
- קיים רוטינת עבודה, אך שמור על גמישות. ייתכן וחברי הצוות נמצאים בזמן שונה משלך, ייתכן ויש להם אילוצים אחרים. ככל שתבוא לקראתם יותר, הם יעריכו אותך יותר ויעבדו טוב יותר, גם כאשר אתה לא מפקח על עבודתם.
- ודא שיש לך נהלים ברורים עבור כל אחד ממשתתפי הפגישה במהלך הדיונים.
- היראה מקצועי, היה לבוש בצורה מכובדת, גם אם אתה עובד מהסלון, ותהיה עירני לגבי ה"רקע" שנמצא מאחוריך.
- נטרל הפרעות בדיונים, הפגישה שאתה מקיים בצורה וירטואלית, היא מלכתחילה חסרת מאפיינים וחוזקות של דיון פרונטלי, אל תיתן לרעשי רקע כמו שיחות טלפון, לפגוע באיכות הדיונים.
- הגע תמיד בזמן. עדיפות להקדים בחמש דקות, זה יקנה לך זמן ל"תיקונים" אחרונים, סידור הופעה, בדיקת מיקרופון וכו'
- השתמש בשמות של אנשים ככל שנדרש במהלך הפגישות, זכור, אינך נמצא בחדר עם אותו אדם ולכן לא תמיד קל לאדם להבין שאתה מבקש לפנות אליו.
- תקשר את הפגישות באימייל לאחר סיומן. הדגש הישגים, תוצרים, אחראיים, לוחות זמנים וכדו'.
הנהגה נכונה של צוותים מרחוק:
- ודא שכולם מעודכנים ומיודעים לגבי סדר הדברים והמשימות השוטפות.
- ודא שהצוות מעודכן לגבי החזון, המטרות וערכי הארגון, זה ייתן משמעות למשימות שהם מקדישים להן זמן כה רב, במסירות כה גבוהה.
- ודא שהערכים והמטרות של אנשי הצוות, מתואמים ככל הניתן עם מטרות וערכי הארגון. זה יגביר את המוטיבציה של אנשי הצוות והסיכוי שלהם להיות פרודוקטיביים ויעילים.
- כאשר אדם מאמין שהפעולות שהוא עושה תורמות לצמיחתו האישית, הוא יבצען בצורה הרבה יותר טובה.
- תתעניין באנשי הצוות ובחייהם האישיים. זכור שהם עובדים הרבה פעמים מהבית, שהוא המקום האישי שלהם. בנה מערכות יחסים עם אנשי הצוות, אחרי הכל, שיחות המסדרון אינן זמינות עבורך לאפשרות זו.
- תפרגן לאנשי הצוות לעיתים קרובות ככל הניתן, במידה וזה מגיע להם. אתה מנהל אנשים אחרי הכל, לא "משאבים".
ניהול ביצועים/ התקדמות:
באופן כללי נסה להימנע מלבקש דו"ח התקדמות יומי. זה נותן אינדיקציה על אי אמון.
בקשה של דו"ח כזה, עשויה להעיב על מערכת היחסים בינך ובין אנשי הצוות. מעבר לכך, היא תמלא את סדר יומך העמוס ממילא, בהתעסקות לא פרודוקטיבית, כמו בקשה וציפייה לדוחו"ת אלו.
כן דאג לבקש פידבק באופן תדיר. דרכים לשיפור. שאל מה שלום כל אחד מאנשי הצוות, במה הם מתקשים, מה היו רוצים לקבל, סכם בצורה ברורה ואחידה את התוצר ולוחות הזמנים לאספקתו וכמובן התעקש על קבלת התוצר בזמנים שנקבעו.
עם זאת, כפי שצוין, אפשר לאנשי הצוות לעבוד על אספקת התוצר לפי נוחיותם, כמובן תוך עמידה בלוחות זמנים ותקציב שהוגדרו.
לסיכום
ניהול עובדים מרחוק טומן בחובו לא מעט אתגרים, אך המון הזדמנויות ומקומות להתייעלות, עבור כל הצדדים. מנהלים שיהיו קשובים לעובדיהם, למגמות השוק ולצרכי הארגון, עשויים להיתרם רבות מאימוץ המודל, כל עוד יתמידו להשתמש בו בתבונה.
מאת: אמיר ארבל, ®PMP ב- .RBS Projects Ltd
