המודל לניהול חוזים

סקירת מודל לניהול חוזים על פי ספרה של בברלי הוניג (ניהול חוזים מהלכה להצלחה, לשון לימודים, בע"מ, 2018)

(Making Contracts Work by Beverly Honig)

בספרה, מציגה הוניג את מחזור החיים של החוזה, כשם שבניהול פרויקטים יש מחזור חיים לפרויקט. מדובר במודל ישים לשימושם של מנהלים ולתועלת הארגון.

הערה: ההגדרה הפרויקטלית של חוזה על פי ה-^®PMI הינה: The Contract is a legally bonded document.

הסכם הוא חוזה בהתקיימות 6 מרכיבים:

1. הצעה
2. קיבול
3. גמירות דעת
4. מסוימות
5. כשירות הצדדים וחוקיות העסקה
6. כוונה ליצור יחסים משפטיים

*הערה: לעיתים נדרש כי החוזה יהיה בכתב כמו למשל עסקת מקרקעין.

מסגרת החוזה

על פי המודל, מחלקת הוניג את מחזור החיים של החוזה לארבעה שלבים:

תכנון – הצורך בהסכם, החלטה איך החוזה יעוצב על מנת להגיע לתוצאה המיטבית

רכש – חתימה על ההסכם

ניהול – ביצוע החוזה

סקירה – לרבות שינויים בחוזה, בחינה והערכת החוזה

ניתן לאגד את ארבעת השלבים של ניהול החוזה לשני מצבי עבודה, עבודה על החוזה ועבודה במסגרת החוזה.

שני השלבים הראשונים של מחזור ניהול חיי החוזה: תכנון ורכש מטפלים בעבודה על החוזה לפני הקמתו ומימושו, זאת בעוד שהשלבים של ניהול וסקירה עניינם בעבודה במסגרת החוזה.

מסגרת החוזה מגדירה 4 עקרונות הממקדים כל שלב במחזור חיים של החוזה ומביאים להשגת תוצאות חוזיות משמעותיות:

• תכנון – עקרון ראשון: בהירות המטרה

מדוע נדרש החוזה, מה הוא אמור להשיג.

• רכש – עקרון שני: מדידה

קביעת מדידות (איכותיות וכמותיות) לעמידה בחוזה ובהשגת התוצאות.

• ניהול – עקרון שלישי: גמישות

חוזים מפורטים יתר על המידה אינם מאפשרים יוזמה או עמידה בשינויים המתרחשים במהלך חיי הפרויקט.

• סקירה – עקרון רביעי: קיימות

בחינת ההשפעה של החוזה לאחר השלמתו. מעקב רצוף אחר שביעות הרצון של בעלי העניין לצורך בדיקת קיימות של התוצאות.

בספרה, מציגה הוניג את המתודולוגיה של ניהול החוזה:

הערה: קיימים "סיכוני מעבר" במעבר בין ארבעת שלבי מחזור החיים של החוזה. בכדי למנוע שדברים "יפלו בין הכיסאות", מומלץ להגדיר את האחריות של כל אחד מהמעורבים בחוזה כך שהדברים יהיו רשומים ומוסכמים על הכל.

אחד הדברים החשובים בניהול חוזה הוא לא רק להבין אותו במונחים של האדם ברחוב, אלא גם לחלוק את ההבנה עם השותפים לחוזה. בעיקר, את האחריות וחובת הדיווח של בעלי העניין השונים.

אחרי שנבחר הספק המתאים ביותר לביצוע החוזה והשגת מטרתו, יש להגדיר בצורת מדדים, מה יחשב בעניינו להצלחת החוזה/הפרויקט (מדידת ביצועים איכותית וכמותית). פעילות זו מתבצעת בשלב הרכש.

בשלב השלישי, נעשה ניהול החוזה והוא נעשה הלכה למעשה על ידי ניהול התקשורת עם בעלי העניין ומשא ומתן מתמשך במהלך חיי החוזה.

השלב הרביעי של מתודולוגית ניהול החוזה הוא שלב הסקירה, והוא כולל: ניהול שינויים ותוספת לתנאי החוזה, מעקב ביצוע והערכת החוזה עם סיומו.

בשלב הסקירה, יש להעריך את ביצוע החוזה ולבחון מה היה אפשר לשפר ואילו לקחים יש לקחת לתועלת הארגון.

בספרה של הוניג תוכלו למצוא הרחבה על המתודולוגיה של ניהול החוזה, טיפים וטכניקות שונות לניהול נכון של ההליך.

הערה: הגרסה העברית של הספר נכתבה ותורגמה על-ידי אינג' גרי שפר, מומחה בעל שם בניהול חוזים והתקשרויות.

בהצלחה!

עו"ד יאנה פורמן