אינטליגנציה רגשית – מדוע היא כה חשובה עבור מנהל הפרויקט?
מאת:
אמיר ארבל ®PMP – מנהל פרויקטים, RBS PROJECTS
אינטליגנציה רגשית מוגדרת כיכולת של האינדיבידואל להעריך, לנהל ולזהות את רגשות האדם האחר.
אינטליגנציה רגשית מהווה נדבך מרכזי בכל אלמנט בחיינו.
מנהל פרויקט מצטיין עוסק במרבית זמנו (כ-90% בממוצע), בתקשורת בין בעלי העניין. מנהל פרויקט בעל אינטליגנציה רגשית גבוהה, ידע להתנהל טוב יותר עם בעלי העניין בפרויקט אותו הוא מנהל. הוא ידע להתנהל בצורה טובה מאוד עם קונפליקטים, וכן לזהות ולמנוע "התנגשויות" עוד לפני שהן מתרחשות.
יכולת גבוהה של אינטליגנציה רגשית מאפשרת:
- להתמודד ביתר הצלחה עם אנשים ובעלי עניין אחרים
- שליטה עצמית (Self -Manage) גבוהה
- יכולת טובה לדרבן אחרים לבצע את הדברים שהאינדיבידואל רואה לנכון
- הבנה טובה של רגשות האחר
- יכולת תגובה הולמת למצבים מסוימים ביומיום וכמובן ניהול יעיל יותר של סיכוני הפרויקט
כפועל יוצא, ישנה סבירות גבוהה יותר, שמטרות הפרויקט אכן תושגנה, בזמן ובהתאם ליעדים שהוגדרו. זאת מכיוון שכלל המעורבים בפרויקט, עובדים יחד, בצורה טובה והרמונית.הם מהווים כמעין מכונה משומנת ומתואמת.
כולם עובדים כמערכת אחת המתרכזת בקידום המטרות, תוך הימנעות ככל האפשר מפעילויות שאינן פרודוקטיביות ואשר עלולות לסכן את ההצלחה של הפרויקט.
במאמר זה, נסקור מספר אלמנטים הרלוונטיים לאינטליגנציה רגשית. אלמנטים אלו יאפשרו למנהל הפרויקט להתנהל בצורה טובה עם הסובבים אותו. ליצור סביבת עבודה פרודוקטיבית ונעימה ובמקביל, תסייע בהגדלת הסיכוי שמטרות הפרויקט אכן תושגנה בהתאם לתקציב וללוחות הזמנים שהוגדרו:
מודעות עצמית ושליטה עצמית (Self – Awareness & Self-Regulation )
מודעות עצמית גבוהה חשובה, לכל אדם בכלל ולמנהל הפרויקט בפרט. מודעות עצמית גבוהה מאפשרת לך להבין טוב יותר את רגשותיך ולא להיסחף אחריהן בצורה אמוציונלית ולא אחראית. היא מאפשרת לך לסמוך וללכת אחרי האינטואיציה שלך כשהדבר מתבקש, לשלוט ברגשותיך ולא להישלט על ידם.
יכולת ויסות עצמית גבוהה מאפשרת שליטה על רגשות ודחפים. זאת היות ובסופו של דבר, איננו יכולים לשלוט ברגשותיהם של אחרים, אלא רק במה שעובר לנו בראש. היכולת הזו מאפשרת לך לחשוב לפני היציאה לפעולה, להרגיש נוח יותר כאשר מתרחשים שינויים, לפתח יושרה אישית ומקצועית ולעמוד מאחורי המילים והמחויבויות שלך. יכולת זו אף תעניק לך את האפשרות לומר 'לא' כאשר הדבר מתבקש.
הדרך שנחשבת כאפקטיבית ביותר בחיזוק המודעות והשליטה העצמית היא; על ידי תרגול יומי של מדיטציה, זאת מכיוון שהיא מחזקת את ה"השרירים המנטליים" של האדם ומאפשרת לו שליטה טובה ומלאה יותר על התודעה שלו (בדומה למי שמחזק את שרירי גופו בחדר הכושר).
רמה גבוהה של מוטיבציה
מוטיבציה מוגדרת כיכולת לדחות, או לווסת תוצאות מיידיות עבור הצלחה לטווח הארוך. משמעות המוטיבציה אינה ביצוע פעולות פרודוקטיביות רק כאשר חשים בפרץ אנרגיה, או במהלך עשייה חד פעמית. משמעותה היא היכולת להתגבר על דברים אשר נראים מפתים בטווח הקצר, לטובת תוצאות שתתקבלנה בטווח הארוך ותהיינה עקביות. מוטיבציה פירושה להיות פרוקדטיבי באופן עקבי, כמו לקיחת אתגרים ופיתוח של אהדה מסוימת לאתגרים מורכבים.
אמפתיה
אחת היכולות החשובות והמשמעותיות ביותר, בנוגע לרמה גבוהה של אינטליגנציה רגשית הינה, היכולת לזהות ולהבין כיצד אנשים אחרים מרגישים.
אמפתיה מאפשרת לך להביט על הדברים מהפרספקטיבה של מי שנמצא באינטראקציה איתך ובכך להבין את רגשותיו.
אנשים שמאוד אמפתיים יהיו לרוב טובים מאוד בבניית מערכות יחסים בריאות, שמבוססות על אמון הדדי.
מנהלי פרויקטים אמפתיים, ידעו להתנהל בצורה טובה עם בעלי העניין של הפרויקט אותו הם מנהלים. הם ידעו כיצד לדרבן אותם ולגרום להם להביא את המיטב שבהם, מה שיסייע להם להגדיל באופן משמעותי את סיכויי ההצלחה של הפרויקט.
כישורים חברתיים
כישורים חברתיים ברמה גבוהה הם הכישורים שכנראה ישרתו אותך יותר מכל דבר אחר.
אנשים בעלי כישורים חברתיים טובים, הם אנשים שנעים לדבר איתם. הם מוגדרים כ-Team Players טובים, הם מסייעים לאחרים להתפתח, הם יודעים לבנות מערכות יחסים ומתקשרים עם אחרים בצורה נפלאה.
כישורים חברתיים טובים חשובים למנהל הפרויקט יותר מכל דבר אחר, היות ועיקר ההתעסקות שלו ביומיום היא בתקשורת מול הרבה בעלי עניין שונים.
מעבר לכך, "בעולם האתמול", כשמושג ה-Micro Management עוד התקבל בהבנה בהרבה ארגונים ולמנהל הפרויקט היה הרבה פעמים סמכות ניהולית על מרבית בעלי העניין, מנהל פרויקט אשר היה בעל כישורים חברתיים ברמה ירודה יכול היה לעיתים להגיע להצלחות למרות זאת.
ב"עולם של היום" הדבר כמעט בלתי אפשרי. בארגונים רבים, מנהלי הפרויקטים עובדים בצורה מטריציונית, כך שבעלי העניין בפרויקט אינם כפופים להם ישירות, לכן הם צריכים לאמץ גישה אפקטיבית ונעימה יותר להניע אותם. כמו כן, גם בארגונים בהם למנהל הפרויקט יש סמכות ניהולית כלפי בעלי העניין, אין כמעט מקום היום למנהל אשר מאמץ אך ורק את שיטת "המקל והגזר". העובדים נתפסים היום כאנשים חרוצים, אינטיליגנטיים ואחראיים ועל כן יש לנהוג בהם בכבוד.
מסיבות אלו ועוד, מנהלים נוקטים היום בגישה יותר "חברית"וכמעין מנטורים עבור הכפופים אליהם. ברוב המקרים זה מביא לסביבת עבודה פרודוקטיבית ונעימה יותר ואף גורם לעובדים להישאר זמן רב יותר בארגון.
הנהגה באמצעות כריזמה
כאשר אנחנו נזכרים באנשים או מנהלים בארגון, או בחיים שלנו, אשר הותירו בנו חותם וגרמו לנו להשראה, לרוב מדובר במנהיגים אשר סייעו לנו להתפתח ולגדול. אלו אנשים שיודעים לתעל את הכריזמה שלהם לכיוונים חיוביים.
על מנת להגביר את רמת האינטליגנציה הרגשית, יש ללמוד את המאפיינים של אותם אנשים, להבין כיצד להנהיג אחרים בצורה שתעזור להם לגדול ושתגרום להם לרצות להיות מונהגים על ידך.
מנהיגים מהסוג הזה הם אנשים בעלי יושרה יוצאת מן הכלל. הם יודעים להציב מטרות ברורות ומעודדים אחרים לשאוף גבוה. מנהיגים אלה נותנים תמיכה ויודעים לחדור לתודעה של הסובבים אותם. הם מסייעים לאנשים בסביבתם להציג את הגירסא הטובה ביותר שלהם.
הקפדה על רושם ראשוני חיובי
כולנו מכירים את הקלישאה האומרת: "אתה מקבל הזדמנות אחת, ליצור רושם ראשוני חיובי".
לצורך בניית מערכות יחסים פרודוקטיביות וחיוביות, עליך לוודא שהן גם מתחילות ברגל ימין. הקפדה על הדברים
הבאים עשויה לסייע רבות בנושא:
- הגע בזמן לפגישה שנקבעה. כאשר אתה מאחר, אתה משדר כאילו הזמן של הסובבים אותך אינו יקר ערך מספיק. דבר זה עלול להתפרש כזלזול אצל הצד השני.
- היה עצמך בפגישה. אל תפגין לחץ ועצבנות. שדר בטחון והאווירה תהיה יותר נעימה.
- הימנע מ-Hidden Agenda. הקפד על Open Communication ועל High Level of Trust.
- הופעה חיצונית נאותה, חשובה בצורה בלתי רגילה. זהו הדבר הראשון שיראו, עוד לפני שתפתח את פיך. הדבר יכול להוות גורם משמעותי בצורה שבה ישפטו אותך וכמה ייקחו אותך ואת מוצא פיך ברצינות.
- חייך והקרן אווירה חיובית. חיוך מראה לאנשים שאתה שמח לפגוש אותם. הוא מסייע רבות ביצירת רושם ראשוני טוב יותר, מה שכמובן יעזור לך לבנות מערכת יחסים בריאה בהמשך.
- שמור על כושר גופני, כושר גופני ושמירה על גוף בריא יסייעו ביצירת רושם ראשוני טוב, היות וההופעה הפיזית שלך תהא יותר מרשימה. אולם לא מדובר רק בזה. החברה נוטה להתייחס יותר ברצינות לאנשים השומרים על כושר גופני גבוה. זאת מהסיבה הפשוטה, שאנשים אלה לוקחים את עצמם יותר ברצינות.
כאשר אתה שומר על כושר גופני, אתה משדר לסביבה שלך שאתה מקפיד להתנהל בצורה נכונה בכל היבט של החיים. כמו כן, אתה מקרין חריצות ונחישות. אנשים אלו עמידים יותר מול אתגרים פיזיים, אך גם ואולי בעיקר מול אתגרים מנטליים המופיעים חדשות לבקרים במחזור חיי הפרויקט.
לסיכום
במאמר זה סקרנו את נושא האינטליגנציה הרגשית (EI), אשר נחשבה בעבר לפחות קריטית מ-IQ (מנת משכל אך היום, עם התפתחות המחקרים, מקבלת משקל שווה ערך ולעיתים אף גבוה יותר.
אינטליגנציה רגשית טובה חשובה לכל אדם אשר מבקש להשתלב בחברה. היא מהווה אבן יסוד לכל שיתוף פעולה באשר הוא. אינטליגנציה רגשית חשובה ביותר למנהל פרויקטים, שרוב עבודתו מתבססת על תקשורת בין אנשים ועל הניסיון להניע אותם לפעולה ללא סמכות פורמאלית.
אינטליגנציה רגשית גבוהה הינה שילוב של תכונה מולדת ושל הסביבה של האדם בה הוא גדל.
עם זאת, את מרבית השיטות והפעולות ניתן ללמוד וליישם באופן מוצלח. בכך לאורך זמן, ניתן לפתח כישורים גבוהים מאוד הקשורים לאינטליגנציה רגשית וללמוד להפוך לשותף, קולגה ולמנהיג טוב הרבה יותר.
ניתן לומר שבאופן כללי, אם הינך מנהל פרויקטים (וגם אם לא), מה שיסייע רבות לעצמך, לצוות שלך ובעיקר בלקדם את מטרות הפרויקט, הוא אימוץ גישת ה-Servant Leader בצורה רבה ככל שניתן.
על פי רעיון זה, המנהיג מתמקד ב: "כיצד לשרת ולתמוך בצוות הפרויקט" וכן למלא את כל צרכיהם.
זוהי גישה שלרוב מתקשרת עם פרויקטים דינמיים ואג'יילים, אשר נעשים יותר ויותר שכיחים בימינו,
אך תשרת אותך רבות גם כאשר תהיה אחראי על פרויקט אחרים, המנוהלים בגישת Waterfall לדוגמא.
בהתאם לרעיון זה, המנהיג הוא זה ש"סוחב את הלחם והמים עבור הצוות". לא באופן פיזי כמובן, אלא דואג שלצוות יהיה תמיד את מה שהוא צריך על מנת לבצע את העבודה הטובה ביותר.
כאשר אתה מאמץ רעיון זה, האנשים שעובדים איתך בצוות מבינים שאכפת לך מהם, ולא רק מיצירת תפוקה.
הם הופכים ליותר מסורים ולויאלים.,לרוב הם יעשו כל שביכולתם על מנת להחזיר לך על כל מה שהשקעת בהם.
כפועל יוצא, הסיכויים להצלחת הפרויקט שלך גדלים בצורה משמעותית!
כך, תביא לידי ביטוי, את המרכיבים של אינטליגנציה רגשית ואימוצם בצורה האפקטיבית והטובה ביותר.
